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定時に帰りたい! 行動管理シート『3つの極意』

こんにちは!ナインデザイン制作部の巻です。
好きな食べ物は武者返しです。

毎日お仕事をされている皆さま、

「業務が予定通りに終わらない〜!」
「これって私の仕事なの?」
「誰かに手伝って欲しいのに、誰に声を掛けていいのかわからない!」


↑こんなことはありませんか?


\家族もプライベートも大切にしたいから、できたら毎日早く帰りたい!!/

お気持ち、とっても分かります。

実は、ナインデザインの月間平均残業時間は5時間未満
全員がほぼ定時に退社するんです。

(決して仕事がないわけではありません。おかげさまで抱え切れないほどの受注をいただいております……)

その秘密がこちら!



行動管理シート』です。
使い方は簡単!
月曜〜金曜までの予定を30分刻みで記入するだけ。

この計画のたて方にコツがあります。

【コツその1:毎日1時間程度の余裕を持つ!】
以前は、予定を立てても計画的に終わらないことがほとんどでした。
振り返ってみると、急な仕事で本来の予定がしょっちゅう圧迫されていたように思います。

例えば、後輩の作業チェックや社内打ち合わせ、急な電話対応など……
そういった「予定に入れるほどでもない」仕事の積み重ねであっという間に定時はやって来ます!

計画にあらかじめ余白を作っておけば、少しくらい忙しくなっても大丈夫!
何ごともなければ、明日の分を前倒しして終わらせればいいだけなので気持ちにも余裕が持てます(^^)


【コツその2:第2象限を優先させよう!】
第2象限ってなに??と思いましたか?

ポイントはシートの色分けです。
私たちは仕事を 緊急度 と 重要度 に応じて4つに分類し、活用しています。

第1象限……重要で緊急なもの(お客様からのご依頼など)
第2象限……重要だけど、緊急ではないもの(商品開発・教育・スキルアップなど)
第3象限……重要じゃないけど、緊急なもの(突発的な仕事)
第4象限……重要でも緊急でもないもの



この中で、目の前の仕事に追われないための肝はどれだと思いますか?

正解は…
第2象限 です!

タイトルにもありますが、
この第2象限にどれだけ時間を割くことができるかに、未来の定時退社がかかっています!!

もちろんまず優先するのは第1象限なのですが、
第2象限には、この先の仕事を円滑に行うための土台がたくさん詰まっているんです。

多少時間がかかっても、先に自身や開発に投資しておくことで、この先の仕事効率をぐーんとあげることができます。
長い目でみるととってもお得ですね。

いやいや、第2象限なんてやる時間ないよ!
目の前のことでいっぱいいっぱいだよ!
という方は……


【コツその3:スケジュールをみんなで共有しよう!】
ナインデザインでは、毎週月曜日の午前中に戦略会議を行なっています。
メインの議題は毎回変わりますが、必ずやっているのが
スケジュールの共有
です!

先週はめちゃくちゃ忙しかったけど、今週はちょっと余裕あるな〜
ってことないですか?

そんな時、全員のスケジュールを見せあうことで
手に負えない仕事を余裕のある人へ振り分けられるシステムになっているんです。



ここでその2の色分けが生きてくるんですが
ポジションや職種によって、同じ仕事でも象限が変わることがあるんですね。

例えば、私は役割でいうと「制作」です。
なのでクライアント修正対応は担当外、第3象限なんですね。

でも保守管理担当のスタッフからすると、それは第1象限の仕事です。
このように自分でしなくてもいい仕事を見つけたら積極的に振り分けていきます。

気づいた人がついやってしまうことって、たくさんあると思います。
言われてみれば私の仕事じゃないな……と気づくことって意外とありますね。


ちなみに、このシートはウィークリー版。
ここで立てた計画をデイリー版に落とし込み、毎日の計画もしっかり立てています(^^)

みんな定時で帰れるわけですね。


……えっ?それでも仕事がパンパンで終わらないって?

それは、人手不足が原因です!!

今すぐ人が欲しい!いい人材と巡り会いたい!
そして会社をもっと発展させたい!

そう思った画面の前の社長さま、
中途採用のことなら、ナインデザインにどうぞご相談くださいませ。

お待ちしております!

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