熊本の求人採用コンサルティング、株式会社ナインデザイン制作部の鎌田です。
突然ですが、採用担当者の皆さんは不採用の時は応募者にどのような対応をされていますか？
「不採用通知を送りたいけど、どのような点を注意したら良いか分からない」という方もいらっしゃるかもしれません。本日は不採用時の対応方法についてご紹介します。
伝えるタイミングは選考期間を参考にしよう
応募者に不採用を伝えるタイミングは事前に伝えていた選考期間を守りましょう。一般的には1週間以内が適正と言われています。
応募者が複数いて選考に時間がかかる、他の業務が忙しく通知が送れないなどの理由ですぐに不採用通知を送ることができないこともあると思います。
応募者は通知が届くまで採用されたかどうか不安に感じています。また、応募者が貴社を第一志望としている場合、次の就職活動を控えているかもしれません。通知を送らなかったり、遅れて通知してしまうとその期間の就職活動が遅れてしまいます。不採用の応募者には必ず不採用通知を送るようにしましょう。
応募への感謝の気持ちを伝えよう
不採用の通知を送る時は、合否の結果を簡潔に送るだけでは応募者に冷たい印象を与えてしまう可能性があります。応募者は貴重な時間を使って履歴書や職務経歴書を作成し面接（移動費の金銭的負担もあります）に来ているので、応募してくれたことに併せて感謝の気持ちを伝えることが大切です。
履歴書等の書類は応募者に返却しよう
応募者から送られて来た履歴書や職務経歴書等の応募書類はどのように扱われていますか？
応募書類は個人情報を含む重要書類ですので取り扱いには十分注意する必要があります。手書きの応募書類が送られている場合は郵送で返却しましょう。その際に不採用通知も同封すると相手に確実に伝えることができます。
応募書類がメールで送られて来ている場合は、不採用通知をメールで行い書類のデータは責任を持って破棄することを伝えることで応募者は安心することができます。
まとめ
応募者に不採用の連絡を行うことは採用担当者として心苦しいですよね。
なるべく早く済ませてしまいたいと思われるかもしれませんが、応募者の気持ちを考えた対応を行うことが重要です。
今回不採用になった応募者も自社の製品やサービスを利用するお客様や同業者として関わることが出てくるかもしれません。不採用時の対応によっては、将来のお客様候補を失う可能性があります。その可能性も踏まえて応募者との関係を良好に保てるような対応を行いましょう。
